Las reuniones son una forma recurrente de gestionar las tareas en un negocio, sea éste del tamaño que sea. Pero no siempre se logra que tales reuniones sean productivas y a veces resultan hasta contraproducentes siendo causa de pérdida de tiempo, tensiones y baja productividad. Para que eso no pase en tu negocio te contamos cómo lograr que las reuniones que realizas con tu equipo sean productivas ya que éstas generan varias ventajas como una mejor estrategia de trabajo, una mayor oportunidad de diálogo y buena comunicación entre todos los miembros y por sobre todo, la optimización de tiempo.
¡Empecemos!
- Crea una pauta: es decir, determina en un papel todo lo que deberá ser tratado en la reunión y apégate a ello. Hazlo antes de convocar a tu equipo de modo que puedas informarles antes de asistir a la reunión, de los temas tratados. Esto hará que ya vayan preparados sobre el tema, evitando pérdidas de tiempo y respuestas como “no lo sé, lo había olvidado”, etc. También es importante que en la pauta estén incluidos los objetivos de cada reunión. Una pauta bien pensada evita que se pierda tiempo abordando temas paralelos de menor importancia y hace que la reunión mantenga su enfoque y productividad.
- Selecciona un horario adecuado: Esto es muy importante ya que tiene efectos sobre el ánimo del equipo. No se recomienda hacer una reunión antes del almuerzo porque las personas ya estarán mentalmente enfocadas en su descanso de ese momento y por lo tanto no estarán con la concentración ideal. Tampoco es recomendable hacerlo al final del día laboral por el cansancio de todas las actividades del día. Trata de realizar las reuniones en las primeras horas de la jornada laboral donde además de contar con la mente de todos más fresca, se podrá programar el día según los objetivos y acuerdos de la reunión.
- Presta atención a la duración: de lo contrario estarás perdiendo la mayor ventaja de las reuniones: la optimización del tiempo. Si las reuniones son diarias, éstas no deben durar más de 30 minutos ya que es el tiempo suficiente para que se traten los temas que se podrán abarcar ese dia. En caso de ser semanales, establece un límite razonable, tratando de no extenderte demasiado y yendo al punto principal en cada tema.
- Selecciona de forma inteligente a los participantes: una vez tengas la pauta será fácil identificar a quiénes necesitas presentes en la reunión, ya que sólo son necesarios aquellos que estén ligados directamente con las tareas y temas a tratar.
- Elige un lugar apropiado: dependiendo de los temas a tratar puede ser más conveniente hacer la reunión en uno otro lugar. Si los temas son estrictamente técnicos se pueden hacer en una pequeña oficina o sala de reuniones. Si los temas refieren al horario, salarios, normas de la empresa u otros se recomienda hacer la reunión en un lugar más cálido, cercano y distendido para predisponer a las personas en un ánimo positivo.
Estos son nuestros consejos desde Eiru. ¿Tienes otros? déjalos en comentarios y no olvides que trabajar con planificación y enfoque hace posible que las reuniones que pueden ser aburridas y estresantes, resulten productivas y eficientes para la empresa y hasta agradables para tu equipo.
